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updated 2017/2/14

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マイナンバー制度問い合わせ・内閣官房

マイナンバー制度・内閣官房

 

マイナンバー制度は、「行政手続きにおける特定の個人を識別するすべての人」に、重複しない12桁の番号の「マイナンバー」が付番され、これまで複数の行政機関で個別に管理されていた個人情報がこの番号に紐付けれらる仕組みです。今まで政府や地方自治体の取り組みに注目が集まっていましたが、実は企業にもさまざまな対処が求められています。

 

内閣官房社会保障改革担当室HPより

事前に使用目的を社員に通知する必要がある(目的外使用の禁止)や取扱者(部署)と取扱責任者を定めておく必要があるなど、企業の事務負担は大きいようです。また制度実施の流れは、平成27年10月以降、マイナンバーの通知開始、税の手続や年金、 医療保険、雇用保険などの社会保障の手続で、マイナンバーの利用が開始されます 。
民間企業がマイナンバー制度について理解しておくべき事項に関しては、内閣官房のホームページ内の「よくある質問(FAQ)4.民間事業者における取扱いに関する質問」に詳しく掲載されていますので参考にしてください。

今回注意する点は、小規模な事業者(5000件未満の個人情報所有)は、個人情報保護法の義務の対象外ですが、
番号法の義務は規模に関わらず全ての事業者に適用され、罰則もあることです。
マイナンバーを含む特定個人情報は個人情報よりも一段上の管理体制が求められ、罰則規定も強化されています。
仮に社員が特定個人情報を横流しした場合、その雇用主である企業も責任を問われるほどの厳しさです。
すべての事業者は、マイナンバーを含む特定個人情報の保護措置を講じなければなりませんので十分ご注意ください。
保護措置は、@特定個人情報の利用制限、A特定個人情報の安全管理措置等、B特定個人情報の提供制限等の3つに
大別されます。また、組織的・人的・物理的・技術的の4つの観点からの安全管理措置を織り込むことが重要としています。

 

特定個人情報の適正な取扱いに関する ガイドライン(事業者編)の「(別添)特定個人情報に関する安全管理措置 (事業者編)」(2 講ずべき安全管理措置の内容のB 取扱規程等の策定)には、『特定個人情報等の具体的な取扱いを定める取扱規程等を策定しなければならない』」と記載されています。従業員の数が100人以下の事業者である「中小規模事業者」でも、何かしらの文書策定は必要ではないかと思います。ぜひ、「特定個人情報取扱規程」を作成されることをおすすめします。
弁護士法人三宅法律事務所 渡邉雅之著マイナンバー制度 法的リスク対策と特定個人情報取扱規程」(日本法令)はわかりやすく解説してあるのでご一読を推奨します。この本で、特に注目する点は、特定個人情報取扱規程や基本方針、委託契約書の規程案が入っていることです。また、特定個人情報取扱規程(案)も公表されており活用されてはいかがでしょうか?
特定個人情報取扱規程は、個人番号を取り扱う事務の範囲の明確化や、特定個人情報などの範囲の明確化、事務取扱担当者の明確化の三つを明確化するものです。
事務の流れを整理して、個人番号や特定個人情報の安全管理措置に関する基本方針を策定したうえで、
特定個人情報などの具体的な取り扱いを定める取扱規程などを策定されることを強く推奨します。
なお、マイナンバー(特定個人情報)の管理を税理士・社会保険労務士など外部に委託した場合も、事業者は委託先の監督責任を
負うことになっておりますのでご注意ください。

マイナンバー施行後は扱うデータの重要性から、単なる個人情報の漏洩事件とは比較にならない程の信用失墜、
損害賠償(罰則規定や、情報漏洩したマイナンバーの再発行手続きを利用者が行う必要性があるなど)の高額化、
それにともなう業績低迷などのリスクが考えられます。
この中で企業にとって罰則は受けずとも「信用失墜」することが一番痛手となります。

民間企業による個人番号の利用する分野は、次のような局面です。
従業員、会社を守るためにも施行まであまり時間がありませんが、十分な安全管理体制を準備しておく必要があるでしょう。

内閣官房社会保障改革担当室資料より